Miksi resurssisuunnittelua kannattaa tehdä järjestelmällä? Lue tästä jutusta.
Kun resurssisuunnitelmaa pitääkin muuttaa
Yrittäjälle seuraavat tilanteet ovat varmasti enemmän kuin tuttuja: tilaamasi tavara ei saavukaan työmaalle ajoissa tai asiakkaalle ei käykään sovittu ajankohta ja esimerkiksi asennuspäivää pitää siirtää. Näin syntyy ketjureaktio. Asiakkaan kanssa käydään viestinvaihtoa uudesta ajankohdasta, joka mahdollisesti menee viikkojen päähän. Samalla tarkentuu myös se, mitä toimenpiteitä asiakkaan luona tehdään tai miten sovittuun työskentelytilaan päästään.
Samaan aikaan tuijotat luultavasti Exceliä ja yrität hahmottaa, missä raossa olisi tilaa, jonne tämä kyseinen keikka voidaan siirtää. Maalaat oikeat sarakkeet, kirjoitat asiakkaan nimen ja muita tärkeitä tietoja. Laitat vielä värit kohdalleen ja sen jälkeen suljet tiedoston – toivottavasti niin, että muistit myös tallentaa muutoksen ja uusin versio löytyy tietokoneen työpöydältä.
Seuraavaksi avaat puhelimesta Whatsappin tai vastaavan viestisovelluksen ja alat kirjoittaa viestiä asentajalle – luultavasti samat asiat, mitä juuri aiemmin Exceliin sekä vielä ne muut tarkennukset päälle, mitä puhelimessa asiakkaan kanssa puhuitte. Jos oli pakko vaihtaa asentajia tai asentajaa, lähetät vielä aiemmalle asennusporukalle tiedon keikan peruuntumisesta.
Ei sen oikeasti tarvitsisi olla näin vaikeaa.
Resurssien suunnittelu onnistuu helposti työajanseurannan yhteydessä
Vaihtoehto edellä kuvatulle toimintatavalle on yksinkertainen – järjestelmä, jossa resurssisuunnittelu onnistuu käden käänteessä. Moveniumin Resurssisuunnittelu-toiminto mahdollistaa työtehtävän jakamisen henkilöille näppärästi niin, että tieto päivittyy käyttäjille eli esimerkiksi asentajille reaaliaikaisesti. Työn suunnittelija taas hahmottaa vapaana olevat työntekijät ja tyhjät tilat, minne töitä voi siirtää. Myös ohjeiden päivityksen voi hoitaa resursoinnin yhteydessä, ja kaikki ohjeet löytyvät yhdestä paikasta.
Käytännössä resurssisuunnittelu toimii näin: samalla kun keskustelet asiakkaan kanssa ja sovit uutta ajankohtaa asennustyölle tai palvelun toimitukselle, avaat työajanseurantajärjestelmästä resurssisuunnittelun. Kalenterinäkymästä pystyt helposti hahmottamaan kyseisen asiakkaan tai työmaan tilanteen sekä kaikkien käytössä olevien työntekijöiden tilanteen. Samalla kun kohdistat työn käyttäjille, voit kirjoittaa tarkentavat ohjeistukset sekä liittää mahdollisia dokumentteja tehtävän yhteyteen. Työtehtävälle kohdistettu henkilö tai henkilöt saavat mobiilisovellukseensa tiedon päiväkohtaisesti työtehtävistään sekä tarkat ohjeet ja mahdolliset liitetiedostot. Myös yhteyshenkilöiden tiedot haetaan suoraan kyseisen projektin taustatiedoista, joten työntekijöiden ei tarvitse enää kysellä asiakkaan yhteystietoja.
Miksi ottaa resurssisuunnitteluun työkalu käyttöön?
Kysymykseen on helppo vastata.
Yrityksen johdolla, työnjohdolla sekä esihenkilöillä on selkeä kuva milloin, missä ja mitä työtä henkilöstö on milloinkin tekemässä. Tieto liikkuu reaaliaikaisesti suunnitelmasta tekijöille. Työntekijät saavat tiedon tulevista työtehtävistä samaan järjestelmään mihin työajatkin kirjataan, jolloin he voivat valmistautua tehtävän suorittamiseen ajoissa.
Aikaa säästyy, virheet vähenevät ja työ tehostuu, kun kaikki tieto löytyy yhdestä paikasta reaaliaikaisesti ja helposti muokattavissa. Voit unohtaa myös kyselyt asennusohjeista tai asiakkaiden yhteystiedoista.
Suunnittele ja resursoi projektit sekä jaa sähköiset työmääräykset ja suunnitelmat työmaajärjestelmän avulla.
